مدخل الى قواعد البيانات

الفصل الأول
مدخل الى قواعد البيانات

تصميم الجداول :
أنواع الحقول :
• حقل بيان عادي
وهى حقول الوصف عن طريق البيانات المدخله فى الجداول حسب موضوع الجدول.

• حقل مفتاح رئيسى
وهو الحقل ذو القيمة الفريدة والذى يميز كل سجل عن الأخر والتى لا تتكرر القيمة المدخلة فيه مع اى سجل أخر فى نفس الجدول.

• حقل مفتاح شائع او خارجى
وهو حقل الربط بين الجداول مع حقول المفاتيح الرئيسية

انواع بيانات الحقول : Field Data Type

1- بيانات نصيه Text
وهى التى تقبل الحروف والأرقام والرموز الخاصة.

2- بيانات رقمية Numeric
تستخدم لتخزين بيانات رقمية على هيئة أعداد صحيحه أو كسرية.

3- بيانات ملاحظات Memo
تستخدم لتخزين بيانات نصيه طويلة تصل الى 65535 حرف/ بايت.

4- بيانات تاريخ ووقت Date/Time
تستخدم فى تخزين التاريخ أو الوقت أو كليهما معاً.

5- بيانات العملة Currency
وتستخدم فى تخزين الأعداد المعبرة عن العملة.

6- الرقم التلقائى Auto number
وهو ترقيم تسلسلى يقوم البرنامج بإدخاله تلقائيا مع إدخال بيانات سجل جديد,
وطبعا يجوز إستخدامة كمفتاح رئيسى نظراًَ لعدم تكرارة مع كل سجل.

7- بيانات منطقية نعم / لا Yes/No
تستخدم لتخزين بيانات معبرة عن حالات ثنائيه فقط.
8- بيانات دمج OLE
وهو يسمح بدمج أشياء بداخله مثل ملفات صوت أو صور أو مستندات.

9- بيانات الروابط التشعبيه Hyperlink
تستخدم لتخزين عنواين الروابط التشعبية.
معالج البحث:lookup wizard

يتم من خلاله تحديد قيم تستخدم عند إدخال بيانات للحقل لمساعدة مدخل البيانات لإختيار القيم بدلا من إدخالها يدويا,
إما عن طريق إدخال مباشر للقيم أو بذكر إسم الجدول والحقل الذى يحوى تلك القيم .

خصائص الحقول : Field Properties

1- خاصية الحجم Field Size
وهو حجم البيان الذى يمكن تخزينه فى هذا الحقل ولا يحدده المصمم إلا فى النوع النصى والرقمى.

2- خاصية العنوان Caption
يستخدم لإعطاء عنوان للحقل واذا تركت هذه الخاصية فارغة فإن برنامج الأكسس يستخدم إسم الحقل كعنوان له.

3- خاصية التنسيق Format
وهى خاصة بتحديد شكل عرض البيانات داخل الحقل.
فمثلا الأعداد تختلف فى شكل ظهورها من حيث وجود علامة عشرية أو مئوية, والتاريخ يمكن عرضة بصور كثيرة منها الرقمى ومنها أسماء الشهور وهكذا.

4- خاصية عدد الاماكن العشريه Decimal Places
وهى خاصه بتحديد عدد الأماكن العشرية التى ستظهر بعد الفاصلة.

5- خاصية قناع الإدخال Input Mask
هى خاصية تتحكم فى إجبار مدخل البيانات إدخال البيان بشكل محدد مسبقا.

6- خاصية القيم الافتراضية Default Value
وهى قيمة تُدرج تلقائيا بالحقل مع كل سجل جديد وليست ثابته اذ يمكن للمستخدم تركها للاستفاده بها أو تغيرها مثل حقل يعرض ويسجل فيه الوقت الذى تم فيه إدخال البيانات بهذا السجل.

7- خاصية التحقق من صحة البيانات Validation Rule
وهى تستخدم لإختبار القيم المدخلة ما إذا كانت مطابقه لشرط معين يتم تحديده.

8- خاصية نص التحقق Validation Text
هو النص الذى يُعرض فى رسالة عندما يتم إدخال بيان غير مطابق للحقل.

9- خاصية مطلوب الإدخال Required
وهى تحدد ضرورة إدخال بيان بهذا الحقل لحفظ السجل عند تحديد القيمه yes لا يمكن ترك الحقل فارغا.
10- خاصية السماح بطول صفرى Allow Zero Length
وهى تبين ما إذا كان مسموحا بإدخال مقطع نص صفرى فى حقل البيانات النصى وحقل الملاحظات وعند تحديد القيمه yes, فسوف يقبل الحقل سلسلة فارغه حتى لو كانت خاصية Required وضعت الى yes, وسوف تظهر على علامتى إقتباس ليس بينهما شىء("")

11- خاصية الفهرسه Indexed
وهى تبين ما إذا كان سيتم فهرسه الحقل أم لا وهل تسمح بتكرار قيم أولا ويتم تحديد قيمه من ثلاث:

1- فهرسه للحقل بدون تكرار Yes (No Duplicates).
2- فهرسه للحقل مع السماح بتكرار القيم Yes (Duplication ok).
3- لا الحقل ليس مفهرس No.



• حذف سجل فى عرض صفحة البيانات :-

1 – حدد السجل المطلوب حذفة
2- أضغط على زر حذف سجل من شريط الأدوات
3- يظهر صندوق تحذيرى اضغط على نعم يتم حذف السجل .

• فرز البيانات Sorting Data :-

1- افتح الجدول فى طريقة عرض البيانات
2- حدد الحقل المطلوب الفرز علية .
3- أضغط على زر فرز تصاعدى او فرز تنازلى من شريط الادوات .

الفصل الرابع
العلاقات
Relations ships

انواع العلاقات : Types of Relationships

•علاقة واحد إلى واحد One-to-One
هى علاقة تحددلكل سجل فى أحد الجداول سجل واحد مقابل له فى الجدول الأخر ويكون فى هذه الحالة كلى من حقلى الربط إما مفتاح أساسى فى جدولة
أو مفهرس بدون تكرار.

•علاقة واحد الى متعدد One-to-Many
وهذه هى العلاقة الأكثر إستخداما فى قواعد البيانات جيده التصميم فتجد أن كل سجل فى جدول يرتبط بأكثر من سجل فى الجدول الأخر المربوط به.

•علاقة متعدد الى متعدد Many-to-Many
وهى تحدد لكل سجل من الجدول الأول عدة سجلات من الجدول الثانى وبالعكس من الجدول الثانى سجل مربوط بعدة سجلات بالجدول الأول ولكن مثل هذه العلاقة وإن وجدت كثيرا يجب تجنب إنشائها لتضمن تصميم جيد
وذلك عن طريق كسر هذه العلاقة الى علاقتين كل واحدة فيهم واحد الى متعدد
وذلك بإنشاء جدول وسيط.

التكامل المرجعى: Referential Integrity
وهى صفة من صفات العلاقات إذا تم تحديدها فهذا يمنع المستخدم من إضافه أى سجل فى طرف الجدول الفرعى بدون ان يكون له سجل مربوط معه فى طرف الجدول الأساسى وكذلك هويمنع المستخدم من حذف السجلات فى الجدول الأساسى التى لها سجلات مرتبطة فى الجدول الفرعى.

ملحوظة هامة:
إذا تم إدخال بيانات فى الجدولين قبل إنشاء العلاقة فعند إنشائها وتنشيط صفة التكامل المرجعى وعند الحفظ يتم مراجعة البيانات أولا للتأكد من وجود سجل فى طرف الأساسى لأى سجل فى طرف الفرعى و إلا يرفض إنشاء العلاقة وكذلك يرفض إنشائها عند إختلاف نوع وحجم البيانات بين حقول الربط.



* تعريف الاستعلام:-
الأستعلام هو الكائن الثانى فى قاعدة البيانات وهو توصيف يتم تحديد الحقول المطلوب عرضها من جدول او أكثر مع أمكانية وضع المعايير المطلوب تحقيقها فى البيانات المعروضة .

•أهم وظائف الاستعلام :-

1-استخلاص البيانات التى تحقق شروط معينة من الجداول سواء كان افقى او رأسى .
2-عرض البيانات مرتبة ابجديا اورقميا تصاعدى او تنازلى .
3-إنشاء الحقول المحسوبة المشتملة على تعبيرات رياضية مبنية على حقل او اكثر .
4-استخدام الاستعلام كمصدر بيانات للنماذج والتقارير .
5-ربط البيانات بين أكثر من جدول .
6-استخراج معلومات تلخيصية ومجمعه لبيانات الحقول .

•أنواع الاستعلامات :

استعلامات للعرض فقط : الغرض منها عرض البيانات على الشاشة .
استعلامات اجرائية : تقوم بأحداث تغيرات فى البيانات والجداول من خلال تنفيذ الاستعلام .
استعلامات التوحيد : تمزج الحقول المتطابقة من جدولين او أكثر بأستخدام لغة SQL .
استعلامات تعريف البيانات : الهدف منها انشاء الجداول واحداث تغيرات فى تركيبة الجداول بأستخدام لغة SQL .
استعلامات تمريرية : تقوم بأرسال أوامر لقاعدة بيانات SQL.

الفصل السادس
النماذج Forms

•تعريف النموذج :-
هو وسيلة فعالة لعرض البيانات بصورة مقبولة على الشاشة او فى صورة مطبوعه على الورق يتم استخدامة بالفعل لملئ فراغات البيانات الخاصة بالمستخدم .

•طرق انشاء النماذج :-
يمكن انشاء النماذج بأحدى الطرق التالية :-
1-انشاء نموذج فى طريقة عرض التصميم Create form in design view
وذلك بالضغط على تبويب Form ثم النقر مزدوجا على الامر
Create form in design view

2 – انشاء نموذج باستخدام المعالج using wizard
وذلك بالضغط على تبويب Form ثم النقر مزدوجا على الامر
Create form by using wizard

2-أختيار أحد النماذج التلقائية (عمودى – جدولى – صفحة بيانات ) من أمر New يظهر نافذة أختر أحد النماذج الموجودة بها .

•أنواع النماذج :-

1-النموذج العمودى :-
هذا النوع يعرض بيانات الجدول فى نموذج على هيئة نافذة لكل سجل .

2-النموذج الجدولى :-
هذا النوع يعرض كل سجل فى صف فى شكل صفوف رأسية يعلوها عناوين الحقول .

3-نموذج ورقة بيانات :-
هذا النوع يعرض البيانات للمستخدم بصورة شائعه .

4-النموذج التخطيطى :-
يقوم بعرض تخطيط قائم بذاتة لبيانات جدول او استعلام مثل المخططات البيانية الموجودة فى Excel

5-نموذج الجدول المحورى :-
يقوم بانشاء نموذج يحتوى على الجدول المحورى المستخدم فى برنامج Excel لتلخيص البيانات بطريقة مختلفة .

6- النموذج الهيكلى :-

هذا النوع من النماذج يقوم بهيكلة البيانات من جداول متعددة للحصول على بيانات تفصيلية متكاملة عن موضوع ما وغالبا يستخدم لعرض بيانات جدولين العلافة بينهما واحد لمتعدد .
وينقسم النموذج الهيكلى الى نوعين هما :-

1-النموذج الاساسى يتضمن نموذج فرعىيتم عرضهما معا .
2- نموذج اساسى معروض بينما النموذج الفرعى يتم عرضة بالضغط على زر يسمى نموذج مرتبط .

الفصل السابع
التقارير
Reports

•تعريف التقرير :-

هو الوسيلة الرئيسية للحصول على البيانات والمعلومات فى صورة مطبوعه مقبولة يمكن التحكم فى تنسيق محتوياتها .

•أنواع التقارير :-

1-التقرير العمودى Columnar Report
2-التقرير الجدولى Tabular Report
3-تقرير الرسم البيانى Chart Report
4-تقرير الملصقات Label Report
5-تقرير رئيسى / فرعى main Report / Sub Report


•طرق انشاء التقارير :-

يمكن انشاء التقارير باحدى الطرق التالية :-

1-من خلال نافذة قاعدة البيانات بالضغط على تبويب Reports يتم النقر مزدوجا على الامر
Create report in design view.

2-باستخدام المعالج من خلال تبويب Reports والنقر مزدوجا على الامر
Create report by using wizard.

3-أختيار أمر New يظهر نافذة أختر أحد التقارير الموجودة بهاوالتى تناسب المستخدم .